Людмила Кабанова, Олег Казаков (Москва)
Хотя программная оценка и входит в моду, она практически не используется в российских НКО. НКО либо не имеют средств, чтобы приглашать независимых экспертов, либо не знают, как провести оценку самостоятельно, считая, что это дело специалистов. Заботясь о развитии сети Международного «Мемориала», сотрудники региональной группы попросили нас помочь в организации процесса самооценки. Для этого осуществлялся специальный Проект, в ходе реализации которого мы опробовали процедуру самооценки в организациях, входящих в Северо-Западную сеть «Мемориалов». Мы воспользовались брошюрой «Инструмент самооценки НКО», изданной Южнороссийским ресурсным центром. Взяв за основу изложенную в ней методику, участники Проекта помогли сформировать обновленную версию, которая представляется здесь вашему вниманию.
Программная оценка – это определение значимости и ценности конкретного направления работы или деятельности организации в целом. Ее главная задача – помочь организации оценить то, чем она занимается, насколько успешно она это делает и, если необходимо, наметить требуемые изменения. Оценка включает:
постановку вопросов,
сбор информации для получения ответов,
анализ ответов и вынесение суждений,
рекомендации на основе полученной информации и анализа.
Самооценка – это оценка, осуществляемая лицом или группой лиц, работающих в данной организации, это процесс, активно вовлекающий участников в критический анализ их собственной деятельности, деятельности их организации в целом и тех проблем, которые они призваны решать.
Представляемый ниже инструмент самооценки очень прост. Он не требует специальных знаний и навыков и не займет много времени. Он касается общего организационного развития и не затрагивает отдельных проектов. Будем откровенны – он (сам по себе) не поможет решить проблемы вашей организации. Применение инструмента – это способ внутри вашей организации сообща задуматься над тем, как она существует и что в ее жизни можно поменять.
Вся формальная часть методики дает лишь приблизительную диагностику состояния дел в организации. Но, проводя ее, вы должны настроиться на откровенное обсуждение с коллегами и быть готовы к изменениям. Если вы к этому не готовы, можете дальше не читать.
Если вернуться к приведенному выше перечню того, что включает оценка, то предлагаемая диагностика отвечает на следующие вопросы:
Какие аспекты деятельности организации нуждаются в улучшении?
Какие аспекты являются ее сильной стороной?
Методика самооценки поможет вам собрать информацию и провести анализ. Рекомендаций она не даст.
Этап 1: диагностика или сбор данных
Диагностика проводится путем экспертного опроса. Каждый эксперт должен ответить на 35 вопросов, выбирая ответ из фиксированного списка. На эти вопросы может ответить любой человек, регулярно сталкивающийся с работой организации, знакомый с ее деятельностью изнутри.Для выполнения этой части самооценки необходимо определиться с периодом времени, который она охватывает, и ее участниками. Вопросник и бланк для фиксации ответов приводятся на страницах 78–79. В минимальном объеме можно ограничиться мнением только руководителя организации.
Этап 2: обработка результатов
На этом этапе производится обработка собранной информации. При этом предлагаются простейшие методы построения графиков. Заготовки для этой процедуры прилагаются на странице 79. Если в ответах на вопросы участвовало много респондентов, то понадобится больше времени. Кроме того, придется обобщить и сравнить ответы разных людей.Затем руководитель организации или человек, отвечающий за вопросы организационного развития, должен решить, как поступить с результатами самооценки, какие дополнительные мероприятия провести, чтобы максимально эффективно этими результатами воспользоваться. Поэтому имеется третий этап, на который обращаем ваше особое внимание.
Этап 3: внедрение
Использование результатов самооценки для корректировки деятельности организации и в процедурах планирования – это то, ради чего и осуществляется оценка деятельности организации. Если этого не планируется, то и само упражнение по оценке не нужно, оно мало что поменяет в вашей деятельности.Констатация фактов тоже может что-то изменить, особенно если эти факты становятся известны всем заинтересованным сторонам. Но можно предпринять дополнительные действия для того, чтобы эти знания стали конструктивно «работать» на развитие организации. Поэтому не ограничивайтесь двумя первыми этапами. О том, что можно сделать, будет рассказано ниже.
«Форма самооценки» содержит 5 блоков сведений.
Блок 1: НКО
Этот блок не вызовет проблем. Он просто не пригодится, если в оценке участвуют только сотрудники и добровольцы оцениваемой НКО.Блок 2: оцениваемый период
С периодом следует определиться до начала самооценки. Все эксперты должны быть четко проинструктированы на этот счет.В этом блоке нужно указать год и отметить клеточку одного из предлагаемых интервалов или специфицировать его в нижней части блока, если ни один из вариантов не подходит.
Нужно обратить внимание, что все вопросы делятся на три группы в зависимости от временной привязки. Первая группа – вопросы о текущем состоянии, о том, что имеет место в момент самооценки или на конкретную дату. К этой группе относится, например, вопрос 2.2. Вторая группа – вопросы, охватывающие неопределенный период, предшествующий оценке. Их не нужно буквально воспринимать как вопрос сегодняшнего дня. Например, вопрос 1.2. Здесь нужно указать, имеет ли место конкретный процесс, происходит ли он в настоящее время или на данном этапе в рамках этого процесса никаких событий не происходит. В третью группу входят вопросы, относящиеся к точно определенному отрезку времени. Временной отрезок может быть указан в самом вопросе (смотри вопрос 5.2) или в предлагаемых вариантах ответов (вопросы 1.1 или 1.2). В данном случае организатор самооценки должен в каждом случае определиться и уточнить вопрос. Если временной интервал уже указан в вопросе, то его нужно изменить на тот период времени, который охватывается оценкой.
Все упоминания о периоде времени выделены в вопроснике (подчеркнутый курсив). Предложенная здесь версия вопросника исходит из того, что самооценка проводится раз год и относится к деятельности организации за календарный год. Если вы проводите самооценку за другой период времени, необходимо отредактировать соответствующие выделенные в вопросах места. Такие есть как в самих вопросах, так и в вариантах ответов. На эти же проблемы нужно обратить внимание, если вы добавляете новые вопросы или каким-то образом меняете существующие.
Мы достаточно подробно остановились на этом не потому, что считаем вопросник трудным для понимания. Эти соображения необходимы на тот случай, если вы будете проводить самооценку регулярно или модифицировать ее методику.
Блок 3: ответы на вопросы
Важно помнить, что необходимо выбрать только один вариант из предложенных ответов. Часто будет случаться так, что ни один из ответов не подходит. Тогда постарайтесь выбрать самый подходящий из предложенных вариантов. В крайнем случае выбирайте вариант «не знаю» (или эквивалентный ему). Это будет означать, что вы либо действительно не осведомлены, либо затрудняетесь выбрать один из предложенных вариантов ответа. Несмотря на то, что теоретически эти две ситуации означают разные вещи, фактически им присвоены одинаковые баллы.В некоторых абзацах с ответами содержится несколько вариантов (смотри, например, вопрос 9.1). Можно было бы вставить ответы, имеющие одинаковый балл, в разные строчки (абзацы), но в большинстве случаев они разделяются союзом или (выделенным курсивом). Их нужно воспринимать как разные варианты ответов, но имеющие одинаковый рейтинг.
Слева от каждого варианта ответа в вопроснике проставлены цифры – это баллы, которые используются в дальнейшем, чтобы сформировать обобщающие оценки. Не нужно вписывать ничего в сам вопросник. Он предназначен только для чтения. Сразу вписываете баллы, соответствующие выбранному варианту ответа, в соответствующую клеточку формы. Под каждой клеткой дан номер вопроса.
Рекомендуем не останавливать свой выбор на первом же подходящем варианте ответа, а изучить весь предлагаемый список. Только после этого принимайте решение. Это займет у вас от 10 до 30 минут.
Блок 4: сумма баллов по разделам
На этом шаге подсчитывается сумма баллов по каждому из 10 разделов вопросника. Эти десять чисел вписываются в соответствующие прямоугольники. Проверьте себя, не ошиблись ли вы при подсчете.Блок 5: итоги
Теперь нужно сложить 10 сумм, получившихся на предыдущем шаге. Итог вносится в прямоугольник с закругленными краями, на который указывает стрелка. Перепроверьте правильность вычислений. Внесите для протокола свою фамилию и дату опроса. В каких-то случаях опрос может проводиться анонимно, это определяет организатор самооценки. Код эксперта проставляется организатором самооценки. Позднее он используется для представления результатов. На этом работа по сбору данных завершается.
Мы рекомендуем вам изобразить графически ответы на вопросы для каждого эксперта. Для этого можно воспользоваться двумя заготовками, одна из которых представляет баллы для каждого из 35 вопросов, другая – для каждого из 10 разделов вопросника.
В первом случае на каждый вопрос отводится колонка. Номер вопроса располагается под ней. Все колонки имеют одинаковую высоту, хотя максимальный балл различается для разных вопросов. Эта нормировка сделана для того, чтобы можно было сравнивать значения индикаторов для разных вопросов.
Но в итоговую сумму их вклад будет иметь разные веса. Для удобства в каждой колонке отмечены все возможные варианты ответов.
Мы рекомендуем закрасить фломастером площадь от средней линии к метке с соответствующим баллом. То есть ответы с уровнем ниже среднего будут представлены столбиком вниз, с уровнем выше среднего – вверх. Лучше использовать три разных цвета (средний уровень, выше него и ниже).
На приведенном выше рисунке вместо разных цветов используется разный наклон штриховки «закрашиваемых» столбиков. Средний уровень отмечается чертой на среднем уровне.
В следующем примере представлены ответы на вопросы 10-го раздела. В этом разделе пять вопросов. Допустим, что выбраны варианты ответов, которым соответствуют баллы: 2, 4, 3, 4 и 7. Тогда у вас получится картинка, изображенная на рисунке.
Такое представление является простым и наглядным. Баллы для имеющихся вариантов ответов на вопросы установлены таким образом, что серединное значение соответствует «средней» НКО, точнее сказать – типичной. Таким образом, вы уже можете сравнить себя с типичным случаем.
Даже если показатель вашей организации ниже среднего уровня, – это лишь сигнал к тому, что следует обратить особое внимание на какое-то из направлений работы. Может оказаться, например, что данный вопрос (из-за ответа на который вы попали на «низкий» уровень) не имеет смысла для вашей организации.
Например, в некоторых НКО (из-за специфики деятельности) невозможно привлечение добровольцев, и показатель по этому разделу будет низким. В первую очередь стоит рассматривать те показатели, которые сильно выделяются на среднем фоне.
Среднее значение для итоговой оценки – 100 баллов, максимальное – 200. Можете сравнить свою «температуру» со средней по стране.
Для тех разделов, где ваша организация выступает выше среднего уровня, можно попробовать ответить на вопрос: почему? Понимание причин успехов по этому аспекту вашей деятельности поможет найти правильные решения по вопросам, где вы в отстающих.
главный этап – внедрение
То, что было сделано до сих пор, – это только сбор информации и ее представление. Впрочем, это уже часть анализа. Инструмент самооценки примерно показывает ваш уровень организационного развития, но не дает объяснений и рекомендаций.
Для этого мы советуем раздать результаты опроса всем участникам самооценки. А потом провести коллективное обсуждение. В ходе обсуждения нужно просить респондентов ответить на три вопроса:
Насколько результат соответствует их ожиданиям. Если результат неожиданный, то нужно попробовать выяснить, почему так произошло. Может, люди неправильно поняли вопрос или он не имеет смысла для вашей организации.
Почему имеет место такая ситуация? Из-за чего? Это для показателей, сильно отклоняющихся от типичного уровня.
Что можно предпринять, чтобы улучшить ситуацию? Нужно ли вообще что-то предпринимать по этому вопросу?
То есть как всегда: что имеем? кто виноват? что делать?
Коллективное обсуждение можно строить по-разному.
Просить всех присутствующих по кругу ответить на один и тот же вопрос, или использовать метод «мозгового штурма» или «фокус-группы», или просить кого-то одного внимательно продумать все вопросы по одному из разделов и высказать свое мнение всем остальным, тем, кто будет выступать в роли оппонентов. Выберете вариант, наиболее привычный и естественный для вашего коллектива.
Самооценка проводится руководителем организации. Он сам отвечает на вопросы и анализирует результаты, решает, какие указания кому дать.
Возможно, таким образом и будут найдены правильные решения, но это будет реализацией директивного стиля руководства. С такого упражнения для директора вашей организации мы вам и рекомендуем начать. Попробуйте сделать это в одиночку. Только потом вовлекайте других.
Имеет смысл вовлечь в процесс самооценки как можно большее число членов правления, сотрудников, добровольцев, клиентов, партнеров и доноров вашей организации. Отбирайте тех, кто действительно в курсе дел. Здесь не надо гнаться за репрезентативностью. Коллективная работа важна тем, что она привлекает больше людей к анализу того, чем они занимаются, и выработке решений, что необходимо поменять в дальнейшем.
В конечном счете, решение принимает руководитель. Но будет лучше, если это решение выработано коллективными усилиями.
Мы рекомендуем проводить самооценку раз в квартал. Это займет не более половины рабочего дня всего коллектива. Если будет установлен определенный регламент, то сотрудники и добровольцы сами будут ориентироваться на предстоящую самооценку. Это уже изменит подход к выполнению своей работы.
Имеет смысл сравнить мнения «начальников» и «подчиненных», сотрудников и добровольцев. Даже сама демонстрация расхождений в оценках вызовет дискуссию. С ней придет и понимание того, как улучшить ситуацию.
Для этого нужно будет усреднить оценки разных групп и тоже представить их наглядно.
В какой-то момент можно назначить организатора самооценки. Этот человек должен будет производить все технические мероприяти, – совершенствовать инструментарий. Так у вас появится и свой штатный оценщик. Пока в России это могут позволить себе только крупные организации с многолетним западным финансированием.
Подходите гибко и творчески к имеющейся методике. Можно смело менять список вопросов или вариантов ответов к ним. Менять аналитиков, заставив каждого сотрудника пройти через ответственную роль организатора при очередном проведении самооценки.
Помните, самооценка – это не инструмент для измерений, а способ улучшения работы организации.
В конечном счете, все участники самооценки анализируют свою работу, предлагают изменения. Данная методика – это только повод для мотивации вашего коллектива к совершенствованию.
И последнее. Не надейтесь, что самооценка будет сразу принята в организации. Она ведь будет выявлять и слабые стороны отдельных сотрудников.
Организация станет прозрачной изнутри. В большинстве наших НКО этого нет. Люди могут быть к этому не готовы. Не форсируйте. Они должны знать, что это делается в их интересах. В интересах их дела и тех людей, для которых вы стараетесь. Дерзайте. Успехов вам.
